وصف الوظيفة
المهمة:
تحت سلطة المدير التنفيذي، يكون مدير الإدارة والمالية والعمليات مسؤولاً عن الإدارة الإدارية والمالية والمحاسبية والقانونية للأمانة الدائمة لعواصم الثقافة الأفريقية.
هم يضمنون الإدارة الصحيحة لموارد المنظمة، وموثوقية الاجراءات الإدارية والمالية، وتوافق العمليات مع متطلبات الشركاء المؤسسيين والماليين.
في سياق تطوير منظمة تعاون ثقافي قاري، يدعمون هيكلة الأمانة ويضمنون الإدارة المالية لجميع أنشطة المؤسسة، سواء كان تشغيل الأمانة، وبرامج التعاون، طبعات عواصم الثقافة الأفريقية، أو الفعاليات التي تنظمها الأمانة.
- الإدارة المحاسبية والمالية للأمانة؛
- إعداد ومتابعة الميزانية التشغيلية السنوية؛
- إعداد ومتابعة ورقابة الميزانيات للبرامج والمشاريع والإصدارات؛
- الإدارة الإدارية والمالية للمنح، واتفاقيات التمويل، والرعاية، والشراكات، والتمويل المؤسسي؛
- المتابعة المالية للمشروعات الممولة من جهة مانحة وطنية ودولية؛
- إعداد الميزانيات للردود على الدعوات لتقديم مقترحات؛
- الإدارة المالية للفعاليات التي تنظمها الأمانة؛
- إنتاج تقارير مالية للشركاء والجهات المانحة؛
- تنفيذ أدوات الرقابة الإدارية والميزانية والتوجيه؛
- هيكلة الإجراءات الإدارية والمالية لمؤسسة سريعة النمو.
الإدارة المالية والمحاسبية والإدارية للأمانة
يتولى المدير الإداري والمالي والعمليات المسؤولية عن الإدارة المالية العامة للأمانة الدائمة.
هم مسؤولون بشكل خاص عن:
- إعداد ومتابعة الميزانية التشغيلية السنوية؛
- الإشراف على المحاسبة العامة والتحليلية؛
- إدارة الخزينة؛
- إعداد إغلاقات المحاسبة؛
- إنتاج القوائم المالية؛
- تنفيذ أدوات الرقابة الإدارية؛
- متابعة المؤشرات المالية؛
- إعداد لوحات اتخاذ القرار؛
- إعداد التدقيقات المالية.
إدارة التمويل والمنح والعلاقات مع المانحين
يضمن المدير الإداري والمالي والعمليات الإدارة الإدارية والمالية للتمويل الذي تحصل عليه الأمانة.
هم مسؤولون بشكل خاص عن:
- ضمان الإدارة المالية لاتفاقيات المنح؛
- متابعة اتفاقيات التمويل؛
- ضمان المتابعة الإدارية للرعايات والشراكات والتمويل المؤسسي؛
- التحقق من أهلية المصروفات وفق القواعد الخاصة بكل مانح؛
- إعداد تقارير مالية للشركاء؛
- ضمان متابعة المواعيد التعاقدية والتقارير؛
- إعداد تدقيق المشروعات الممولة؛
- إدارة العلاقات الإدارية والمالية مع الممولين.
الإدارة المالية للبرامج والمشروعات
بالتعاون مع المدير التنفيذي، ومدير المشاريع، ومدير تنسيق البرامج، يضمنون الإدارة المالية للبرامج المتنوعة التي تدعمها الأمانة.
في هذا السياق، فهم مسؤولون بشكل خاص عن:
- إعداد ميزانيات مؤقتة للمشروعات؛
- تطوير خطط التمويل؛
- المشاركة في الهيكلة المالية للردود على الدعوات؛
- متابعة التنفيذ المالي للمشروعات؛
- التحكم في التزامات الإنفاق؛
- ضمان المتابعة المالية لطبعات عواصم الثقافة الأفريقية؛
- إنتاج البيانات المالية للبرامج؛
- اقتراح أدوات لتحسين الميزانية.
الإدارة المالية للفعاليات والمهام
يضمن المدير الإداري والمالي والعمليات إدارة الميزانية للفعاليات والمؤتمرات واللقاءات المؤسسية والمهام والأنشطة التي تنظمها الأمانة.
هم مسؤولون بشكل خاص عن:
- إعداد ميزانيات مؤقتة للفعاليات؛
- ضمان المتابعة المالية لإعدادها وتنفيذها؛
- مراقبة النفقات والتوافق مع الميزانيات المعتمدة؛
- متابعة العروض والأسواق والعقود والطلبات؛
- الإشراف على مدفوعات الموردين؛
- إنتاج البيانات المالية للفعاليات؛
- المساهمة في تحسين التكاليف.
الإدارة والإشراف على الموارد البشرية والشؤون القانونية
يقود المدير الإداري والمالي والعمليات جميع الوظائف الإدارية للأمانة.
هم مسؤولون بشكل خاص عن:
الإدارة
- الإشراف على الإدارة العامة؛
- تنفيذ وتحسين الإجراءات الداخلية؛
- إدارة التأمين؛
- متابعة العقود والاتفاقيات؛
- إدارة الوثائق والأرشفة الإدارية.
الموارد البشرية
- إعداد ومتابعة عقود العمل؛
- الإدارة الإدارية للموظفين؛
- متابعة المستشارين ومقدمي الخدمات؛
- المشاركة في التوظيف؛
- تنفيذ إجراءات الموارد البشرية.
الشؤون القانونية
- متابعة اتفاقيات الشراكة؛
- مراقبة الامتثال التنظيمي؛
- متابعة الالتزامات الإدارية والضريبية؛
- العلاقات مع المستشار القانوني.
تشغيل المكاتب
كما يراقبون وظائف الدعم للأمانة:
- النقدية الصغيرة للمكتب؛
- صيانة المباني؛
- المشتريات والإمدادات؛
- مراقبة الموردين؛
- صيانة المباني؛
- اللوجستيات العامة.
هيكلة وتطوير المنظمة
يشارك المدير الإداري والمالي والعمليات بنشاط في هيكلة الأمانة الدائمة.
في هذا الدور، يشاركون في:
- تنفيذ الإجراءات الإدارية والمالية؛
- إضفاء الطابع الرسمي على عمليات المصادقة؛
- إنشاء أدوات التوجيه؛
- تطوير الرقابة الداخلية؛
- إدارة المخاطر؛
- التحسين المستمر للعمليات الإدارية والمالية؛
- هيكلة منظمة مقصودة للتطور على مستوى قاري.
الملف المطلوب:
- درجة الماجستير (Bac +5) في المالية، المحاسبة، الإدارة، التسيير، أو ما يعادلها.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مناصب الإدارة الإدارية والمالية.
- يفضل الخبرة في منظمة دولية، أو هيئة غير حكومية، أو مؤسسة، أو مؤسسة عامة أو شبه عامة، أو هيئة ثقافية.
- خبرة مثبتة في إدارة مشاريع ممولة من مانحين وطنين ودوليين.
- تقدير للخبرة في هيكلة أو تطوير منظمة نامية.
المهارات الفنية
- الإدارة المالية والمحاسبية
- الرقابة الإدارية
- إعداد ومتابعة الميزانية
- إدارة الخزينة
- إدارة المنح واتفاقيات التمويل
- المتابعة المالية للمشروعات
- إدارة الأسواق والعقود
- الإدارة العامة
- الموارد البشرية
- الإدارة القانونية والامتثال
- إتقان متقدم في Excel وأدوات الإدارة المالية
- إتقان برامج المكتب
المهارات المتوقعة
- مهارات تنظيمية ممتازة
- درجة عالية من الدقة
- مهارات تحليلية وتركيبية
- تحمل مسؤولية
- القدرة على إدارة عدة مشاريع في وقت واحد
- القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات
- المهارات الشخصية
- المبادرة
- القدرة على اقتراح حلول
اللغات
- الفرنسية: بطلاقة
- الإنجليزية: بطلاقة (شفهيًا وكتابيًا) ضروري
إتقان لغة عمل ثالثة من الاتحاد الإفريقي (العربية، البرتغالية، أو الإسبانية) يعد ميزة.