Missions Principales :

Votre poste s'articule autour des grandes lignes ci-après :

• Prendre en charge diverses tâches administratives notamment celles relatives au processus achat IT : expression / Identification du besoin, engagement, réception et règlement des fournisseurs ;
• Gérer les contrats en termes d’échéances de règlement, de renouvellement des licences, …
• Assurer au quotidien l’interface administrative avec les différentes entités notamment les sites, les directions support, les fournisseurs, les opérateurs Télécoms …
• Centraliser et classer la documentation des projets SI ;
• Aider les collaborateurs de la DTI à bien exécuter leurs missions

Voici les missions de votre poste, déclinées par activité :

Administration des contrats et la gestion de la documentation projets:

• Centraliser et classer la documentation des projets (Documents administratifs, livrables contractuels, modes opératoires, …)
• Suivre l’exécution des termes des différents contrats notamment en termes d’échéances de paiement et de renouvellement

Exécution du processus Achat et Approvisionnement IT:

• Lancer les DA / Appels sur commande de tous les achats IT centraux
• Suivre la validation des DA / Commandes
• Suivre les livraisons auprès des fournisseurs et faire éventuellement les relances nécessaires
• Effectuer les réceptions des commandes livrées
• Veiller au règlement des fournisseurs

Interface administrative sites, métiers support, fournisseurs …:

• Comptabilité : Communication des documents (PV de réception, Factures, Cmd …),
• Achat : Suivi et relance de traitement de DA ;Relance des commandes, des livraisons et des règlements,
• RH : Suivi des dossiers administratif des stagiaires,
• Sites : Coordination administrative avec les RSIS

Interface Opérateurs Télécoms :

• Centraliser les nouvelles demandes et préparer les contrats d’abonnement y afférents
• Extraire les factures Télécoms des portails des opérateurs et les aiguiller vers la comptabilité
• Suivre les commandes des redevances Data et Internet, les réceptions mensuels et faire le recoupement avec les règlements effectués par les comptabilités
• Effectuer et suivre les demandes des activations des options Télécoms auprès des opérateurs (ex. pass roaming, augmentation de forfait …)
• Gérer le remplacement de terminaux mobile

Gestion opérationnelle des actifs IT:

• Suivre les affectations des actifs IT livrés (PC, Périphériques, Licences …)
• Tracer la livraison, les affectations et en général le cycle de vie des actifs IT
• Suivre le renouvellement des licences, des abonnements, des contrats support …

Reporting :

• Maintenir à jour des Dashboards pour le suivi opérationnel et le reporting des achats de la DTI (DI, Commande, Réception, Règlement …), des consommations télécoms, des dépenses SI Opex et Capex par site …

Assistanat équipe DTI :

• Aider les collaborateurs de la DTI dans leur travail quotidien en les déchargeant des tâches administratives (Organisation des déplacements, Accueil des visiteurs,…)

Compétences Générales :

• Notions de gestion administrative (Comptabilité, Achat)
• Aisance en bureautique
• Bonnes capacités relationnelles et de communication
• Caractère méthodique
• Rigueur & Respect des procédures
• Sens du détail, Polyvalence, Multitâches

Parcours Académique :

Bac+2 au minimum, Bac+4 souhaité, de préférence dans une école de gestion.

Expérience :

3 à 5 ans dans un poste similaire.