SEGULA Technologies est un groupe d'ingénierie de premier plan qui aide à stimuler la compétitivité dans tous les grands secteurs industriels : automobile, aéronautique, énergie, ferroviaire, naval, pharmaceutique et pétrochimie. Présents dans plus de 30 pays, nos 15 000 collaborateurs mettent leur expertise au service de projets ambitieux et innovants.

Objectif du poste

Le stagiaire participera activement à la gestion des flux de commandes clients, à la facturation et au suivi des paiements, contribuant ainsi à l’efficacité des processus administratifs et financiers de l’entreprise.

Missions principales

Tâches

Description détaillée

Saisie des commandes dans l’ERP

- Réceptionner et traiter les bons de commande des clients.

- Saisir et valider les commandes dans l’ERP, en veillant à l’exactitude des informations

 (prix, quantités, délais de livraison, conditions spéciales, etc.).

- Vérifier la disponibilité des produits en lien avec le service logistique.

- S’assurer de la conformité des commandes par rapport aux termes négociés avec les clients.

- Mettre à jour les bases de données clients et produits dans l’ERP.

Facturation

- Générer les factures clients à partir des commandes validées dans l’ERP.

- Veiller à l’exactitude des montants, de la TVA, et des informations juridiques obligatoires.

- Envoyer les factures aux clients et en assurer le suivi administratif.

- Gérer la facturation des clients en fonction des échéances convenues.

- Archiver les factures de manière organisée et accessible.

Suivi du recouvrement

- Suivre les paiements en lien avec les services de comptabilité et relancer les clients en retard de règlement.

- Gérer les réclamations clients liées à la facturation et proposer des solutions pour les litiges.

 

Compétences techniques

• Description
• Maîtrise des logiciels ERP
• Bonne connaissance des systèmes de gestion intégrée (ERP), idéalement dans un environnement commercial ou de distribution.
• Outils bureautiques
• Excellente maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, formules, etc.) et des outils bureautiques (Word, Outlook).
• Compétences en gestion des commandes
• Compréhension des processus de commande, facturation et recouvrement, ainsi que des contraintes légales (TVA, délais de paiement, etc.).
• Capacité d’analyse
• Savoir analyser les données des commandes et factures pour identifier des incohérences ou des opportunités d’amélioration.
• Communication
• Aisance dans les échanges avec les clients pour la gestion des relances et la résolution des litiges.
• Rigueur et organisation
• Grande attention aux détails pour garantir la conformité des factures et la précision des saisies.

Profil recherché

Caractéristiques du profil

Description

• Niveau d’études
• Étudiant(e) en gestion, comptabilité, commerce ou administration des entreprises.
• Expérience professionnelle
• Une première expérience (stages) dans une fonction similaire ou en gestion administrative.
• Connaissance des ERP
• La connaissance d’un logiciel ERP (Microsoft Dynamics, etc.) est fortement appréciée.
• Autonomie et réactivité
• Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les délais imposés.
• Esprit d’équipe
• Savoir collaborer avec les équipes commerciales, logistiques et comptables pour assurer un flux de travail fluide.
• Langues
• La maîtrise de l’anglais serait un atout, notamment pour les échanges avec des clients internationaux.