وصف الوظيفة
الوظيفة :
- إدارة قاعات الاجتماعات (التوفر، ربط الملفات، إعداد الوثائق)
- طلب وإدارة المستلزمات (القرطاسية، القهوة، صواني الوجبات للاجتماعات/اللجان)
- طباعة، نسخ، ربط، وإنهاء الوثائق للفرق
- إدارة المخزون والعلاقة مع الموردين/مقدمي الخدمات (المهمات، البريد السريع، الصيانة)
- الدعم اللوجستي خلال الفعاليات الداخلية (إعداد الغرفة، المعدات)
- تتبع طلبات التدخل (الفني، الصيانة، أمان المبنى)
- استقبال وتوزيع البريد الداخلي/الخارجي
- من وقت لآخر، دعم فرق الاستقبال في حال الغياب
الملف المطلوب :
- الحد الأدنى شهادة Bac+2 (دبلوم جامعي مساعد) في أي تخصص تجاري
- 3 سنوات خبرة مهنية، ويفضل في أدوار المساعدة التنفيذية
- الطلاقة في اللغة الفرنسية مطلوبة بشدة
- منظم، مستقل، ومرن
- مهارات اتصال جيدة، حضور دقيق/منتظم، وجاد/موثوق
- القدرة على التعامل مع مهام متكررة بدقة وحرص
Job description
Job :
- Management of meeting rooms (availability, dossier binding, document preparation)
- Ordering and managing consumables (stationery, coffee, meal trays for meetings/committees)
- Printing, photocopying, binding, and finishing documents for teams
- Stock management and relations with suppliers/service providers (errands, couriers, maintenance)
- Logistics support during internal events (room setup, equipment)
- Tracking intervention requests (technical, maintenance, premises security)
- Receiving and distributing internal/external mail
- Occasionally, supporting reception teams in case of absence
Required profile :
- Minimum Bac+2 (Associate's degree) in any business discipline
- 3 years of professional experience, ideally in executive assistant roles
- Fluent French strongly desired
- Organized, Autonomous, and Versatile
- Good Interpersonal skills, Punctual/Regular attendance, and Serious/Reliable
- Ability to handle repetitive tasks with rigor and discretion