Titre : Assistante de bureau
Responsabilités principales :
· Accueil physique et téléphonique: Accueillir les visiteurs, clients ou fournisseurs, et gérer les appels entrants en orientant les interlocuteurs vers les bons services.
· Gestion des courriers et des emails: Trier, distribuer et envoyer le courrier. Gérer la boîte email générale de l’entreprise en répondant ou transférant les demandes.
· Gestion de l’agenda : Planifier et organiser les réunions, les rendez-vous, et les déplacements professionnels des membres de l’équipe.
· Organisation de réunions et événements : Préparer les salles de réunion, organiser les déjeuners ou autres événements internes, et gérer les réservations de salles et équipements.
· Suivi des fournitures : Gérer les stocks de fournitures de bureau, passer les commandes nécessaires, et veiller à ce que le matériel soit disponible.
· Support administratif : Aider à la préparation de documents divers (rapports, présentations), saisir des données, et mettre à jour des fichiers.
· Classement et archivage : Assurer le classement des documents administratifs, physiques ou numériques, et l’archivage en respectant les procédures internes.
· Coordination interservices : Faciliter la communication et la circulation des informations entre les différents services de l’entreprise.
Compétences requises :
· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et Informatiques.
· Bonnes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
· Aisance relationnelle et bonne communication, à l’écrit comme à l’oral.
· Autonomie, rigueur et discrétion dans le traitement des informations sensibles.
· Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à des environnements dynamiques.
Profil recherché :
· Formation en gestion administrative, secrétariat ou équivalent (Bac à Bac+2).
· Expérience préalable dans un poste similaire est un atout.
· Sens du service et de l’organisation.