Mission principale :L'Office Manager assure la gestion administrative de l'entreprise et des relations avec les prestataires et les clients, tout en veillant à la bonne organisation et à la gestion des documents, des commandes, des contrats, et des paiements.
Responsabilités : - Préparation des bons de commande :
- Élaborer et préparer les bons de commande pour les achats de biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
Préparation des virements : - Assurer le traitement des paiements en préparant les virements nécessaires aux fournisseurs, prestataires et autres créanciers.
Élaboration des contrats de travail : - Rédiger et mettre à jour les contrats de travail pour les employés de l'entreprise.
Traitement des dossiers d’assurances : - Gérer et suivre les dossiers relatifs aux assurances (santé, responsabilité civile, etc.).
Suivi des réparations des véhicules : - Veiller à la bonne gestion des réparations, de la maintenance et des entretiens des véhicules de l'entreprise.
Coordination avec la société de Budget LLD (Location Longue Durée) : - Assurer la communication avec la société de location pour la maintenance, la réparation, les vidanges et les visites techniques des véhicules.
Traitement des courriers : - Gérer et distribuer les courriers entrants et sortants en temps opportun.
Classement, scan et archivage des documents administratifs : - Organiser et classer les documents administratifs (contrats, factures de loyers, d'eau et d'électricité) en format physique et numérique.
Gestion de la caisse : - Assurer la gestion de la caisse de l’entreprise, y compris les entrées et sorties d'argent.
Gestion des relations avec les locataires des sites : - Maintenir une relation professionnelle et de qualité avec les locataires, répondre à leurs demandes et gérer les réclamations.
Remontée des demandes et réponse aux réclamations : - Collecter et transmettre les demandes des locataires aux services concernés et apporter une réponse appropriée aux réclamations.
Dispatching des factures par email : - Envoyer les factures aux parties concernées via email de manière claire et structurée.
Recouvrement : - Assurer le suivi et le recouvrement des paiements dus par les locataires et autres créanciers.
Compétences et qualifications requises : - Compétences administratives solides : Bonne maîtrise des tâches administratives et des outils bureautiques.
- Organisation et rigueur : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
- Sens de la communication : Capacité à communiquer efficacement avec les clients internes et externes.
- Compétences en gestion financière : Connaissance des processus de facturation, virements et recouvrement.
- Connaissances juridiques de base : Notamment en ce qui concerne les contrats de travail et les obligations administratives.
- Capacité à gérer le stress et les priorités.
Qualités personnelles : - Proactif(ve)
- Réactif(ve)
- Sens du service
- Discrétion et confidentialité