Dans un environnement académique structuré, multi-interlocuteurs, l’Assistant(e) de Direction assure un support de haut niveau au DG et contribue à la fluidité des échanges internes et externes, avec un haut niveau de rigueur et de confidentialité.
Missions principales :
1. Assistance exécutive & gestion d’agenda
- Gérer l’agenda, les priorités, l’organisation des réunions (internes et externes) et la préparation des supports.
- Assurer le suivi des actions : comptes rendus, relances, échéances, coordination des livrables.
2. Coordination & communication
- Assurer l’interface entre la Direction Générale et les différents services.
- Rédiger et mettre en forme courriers, notes, présentations et communications internes, et en assurer la qualité rédactionnelle.
3. Organisation logistique
- Organiser déplacements, réservations, accueil visiteurs, événements de Direction (réunions, comités, séminaires).
- Gérer les aspects logistiques et administratifs liés aux réunions (salles, matériel, convocations, ordre du jour).
4. Administration & gestion documentaire
- Structurer l’archivage (papier/numérique), assurer la traçabilité des documents sensibles.
- Tenir à jour certains tableaux de bord de suivi pour le compte de la Direction Générale (projets, échéances, partenaires).
5. Confidentialité & qualité de service
- Traiter avec discrétion les informations sensibles.
- Maintenir un haut niveau de professionnalisme et de réactivité, y compris en période de forte activité.
Profil recherché :
Formation :
Bac+2/3 à Bac+5 (assistanat de direction/gestion/administration).
Expérience :
5 à 8 ans en assistanat de direction, idéalement dans un environnement exigeant (éducation, services, cabinet, groupe structuré).
Compétences clés :
- Organisation, rigueur, sens du détail, excellentes capacités rédactionnelles.
- Aisance outils bureautiques (Word/PowerPoint/Excel), visio, gestion documentaire.
- Posture de service, diplomatie, gestion des priorités, confidentialité.
Langues :
Français courant ; anglais opérationnel apprécié.