Job Opening: Office Manager – Casablanca

We are seeking an experienced and proactive Office Manager to join our team in Casablanca. The ideal candidate will manage office operations and administrative functions to ensure seamless day-to-day activities.

Responsibilities:

• Act as the primary contact for office maintenance, mailing, shipping, supplies, equipment, billing, and errands.
• Coordinate candidate pre-screening, manage calls, and identify suitable profiles for recruitment.
• Organize and streamline office operations and procedures for maximum efficiency.
• Maintain relationships with vendors, service providers, and landlords, ensuring timely invoicing and payments.
• Prepare PowerPoint presentations, monthly reports, invoices, and other required documentation.
• Allocate tasks to administrative staff, monitor performance, and ensure office standards are met.
• Schedule and coordinate virtual and in-person meetings, events, travel, and appointments for a team of over 30.
• Monitor and manage office supplies inventory.
• Draft and send professional emails related to various ongoing projects.
• Prepare offer letters, quotations, employment contracts, and service agreements.
• Oversee payroll, vacation tracking, and sick leave management for all employees.

Qualifications:

• Minimum of 2 years of experience in a similar role.
• Strong administrative and clerical skills, with proficiency in Microsoft Office Suite.
• Excellent communication skills in both French and English.
• Strong multitasking abilities and attention to detail.
• Knowledge of HR practices and basic accounting.

To Apply:

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Offre d'emploi : Office Manager – Casablanca

Nous recherchons un Office Manager expérimenté et proactif pour rejoindre notre équipe à Casablanca. Le candidat idéal sera chargé de la gestion des opérations de bureau et des fonctions administratives pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.

Responsabilités :

• Agir en tant que point de contact principal pour la maintenance des locaux, le courrier, les expéditions, les fournitures, l'équipement, la facturation et les courses.
• Coordonner le pré-sélection des candidats, gérer les appels et identifier les profils adaptés au recrutement.
• Organiser et optimiser les opérations et procédures de bureau pour une efficacité maximale.
• Entretenir les relations avec les fournisseurs, prestataires de services et propriétaires, en veillant au règlement ponctuel des factures.
• Préparer des présentations PowerPoint, des rapports mensuels, des factures et autres documents nécessaires.
• Assigner des tâches au personnel administratif, surveiller la performance et garantir le respect des normes du bureau.
• Planifier et coordonner les réunions virtuelles et en présentiel, les événements, les déplacements et les rendez-vous pour une équipe de plus de 30 personnes.
• Surveiller et gérer l'inventaire des fournitures de bureau.
• Rédiger et envoyer des emails professionnels liés aux divers projets en cours.
• Préparer des lettres d’offre, devis, contrats de travail et accords de service.
• Gérer la paie, le suivi des congés et des arrêts maladie de tous les employés.

Qualifications :

• Expérience minimale de 2 ans dans un poste similaire.
• Compétences administratives et de secrétariat solides, avec une maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais.
• Grande capacité de multitâche et souci du détail.
• Connaissance des pratiques RH et des notions de comptabilité de base.

Pour postuler :

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