Office manager

Job Opening: Office Manager – Casablanca


We are seeking an experienced and proactive Office Manager to join our team in Casablanca. The ideal candidate will manage office operations and administrative functions to ensure seamless day-to-day activities.


Responsibilities:

  • Act as the primary contact for office maintenance, mailing, shipping, supplies, equipment, billing, and errands.
  • Coordinate candidate pre-screening, manage calls, and identify suitable profiles for recruitment.
  • Organize and streamline office operations and procedures for maximum efficiency.
  • Maintain relationships with vendors, service providers, and landlords, ensuring timely invoicing and payments.
  • Prepare PowerPoint presentations, monthly reports, invoices, and other required documentation.
  • Allocate tasks to administrative staff, monitor performance, and ensure office standards are met.
  • Schedule and coordinate virtual and in-person meetings, events, travel, and appointments for a team of over 30.
  • Monitor and manage office supplies inventory.
  • Draft and send professional emails related to various ongoing projects.
  • Prepare offer letters, quotations, employment contracts, and service agreements.
  • Oversee payroll, vacation tracking, and sick leave management for all employees.


Qualifications:

  • Minimum of 2 years of experience in a similar role.
  • Strong administrative and clerical skills, with proficiency in Microsoft Office Suite.
  • Excellent communication skills in both French and English.
  • Strong multitasking abilities and attention to detail.
  • Knowledge of HR practices and basic accounting.


To Apply:

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Offre d'emploi : Office Manager – Casablanca


Nous recherchons un Office Manager expérimenté et proactif pour rejoindre notre équipe à Casablanca. Le candidat idéal sera chargé de la gestion des opérations de bureau et des fonctions administratives pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.


Responsabilités :

  • Agir en tant que point de contact principal pour la maintenance des locaux, le courrier, les expéditions, les fournitures, l'équipement, la facturation et les courses.
  • Coordonner le pré-sélection des candidats, gérer les appels et identifier les profils adaptés au recrutement.
  • Organiser et optimiser les opérations et procédures de bureau pour une efficacité maximale.
  • Entretenir les relations avec les fournisseurs, prestataires de services et propriétaires, en veillant au règlement ponctuel des factures.
  • Préparer des présentations PowerPoint, des rapports mensuels, des factures et autres documents nécessaires.
  • Assigner des tâches au personnel administratif, surveiller la performance et garantir le respect des normes du bureau.
  • Planifier et coordonner les réunions virtuelles et en présentiel, les événements, les déplacements et les rendez-vous pour une équipe de plus de 30 personnes.
  • Surveiller et gérer l'inventaire des fournitures de bureau.
  • Rédiger et envoyer des emails professionnels liés aux divers projets en cours.
  • Préparer des lettres d’offre, devis, contrats de travail et accords de service.
  • Gérer la paie, le suivi des congés et des arrêts maladie de tous les employés.


Qualifications :

  • Expérience minimale de 2 ans dans un poste similaire.
  • Compétences administratives et de secrétariat solides, avec une maîtrise de la suite Microsoft Office.
  • Excellentes compétences en communication en français et en anglais.
  • Grande capacité de multitâche et souci du détail.
  • Connaissance des pratiques RH et des notions de comptabilité de base.


Pour postuler :

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Post date: 5 November 2024
Publisher: LinkedIn
Post date: 5 November 2024
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